BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Program
sekolah khususnya sekolah menengah kejuruan diwajibkan melaksanakan PRAKERIN
yang berlokasi di berbagai instansi, kantor swasta, kantor pemerintahan dan
perusahaan-perusahaan lainnya.
Adapun
tujuan Praktek Kerja Insdustri (PRAKERIN) ini adalah:
1.
Untuk meningkatkan pengalaman di dunia usaha dan dunia
kerja terutama dalam pembuatan karya tulis.
2.
Untuk mendapatkan data yang akurat dan memenuhi
bahan-bahan dalam pembuatan karya tulis.
3.
Menambah kemampuan dan pengetahuan serta meningkatkan
keterampilan dimasa yang akan datang.
1.2 Tujuan Pembuatan Laporan
Selama
kami mengadakan observasi selama PRAKERIN yang bertempat di lokasi Kantor
Kecamatan Tenjo. Maka kami akan mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam
pembuatan karya tulis ini dengan tujuan sebagai berikut:
1.
Untuk melengkapi persyaratan Uji Kompetensi dan Ujian
Nasional.
2.
Untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas bagi
siswa-siswi SMK Giri Taruna.
3.
Menambah wawasan dan juga Sumber Daya Manusia (SDM)
yang kreatif dan tekun bekerja.
4.
Untuk mengetahui pengalaman yang ada di kalangan
kantor-kantor, perusahaan-perusahaan, dan instansi-instansi lainnya.
1.2.1 Tujuan Umum
a.
Memberi bekal pada setiap para siswa-siswi agar mampu
berkarir, bersaing dan berpotensi.
b.
Untuk melengkapi persyaratan mengikuti Uji Kompetensi
dan Ujian Nasional.
c.
Agar siswa-siswi memiliki pengalaman kerja sebagai
bekal untuk modal kerja dimasa yang akan datang.
1.2.2 Tujuan
Khusus
a.
Sebagai tanda bukti bahwa telah dilaksanakannya sebagai
kegiatan PRAKERIN.
b.
Untuk mengikuti kemampuan siswa-siswi dalam penerapan
ilmu pengetahuan yang diperoleh.
c.
Untuk meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan
pelatihan tenaga kerja yang berkualitas.
1.3 Alasan Pemilihan Judul
Dalam
penyusunan suatu laporan / karya tulis dan juga yang lainnya tentu yang
diutamakan terlebih dahulu adalah menentukan judul dari laporan tersebut.
Karena judul merupakan pokok utama dan sesuatu yang sangat penting dalam
penyusunan laporan tersebut. Dengan demikian penyusun lebih mudah mencari data
atau bahan yang akan dimasukan ke dalam laporan tersebut.
Apabila
di dalam laporan tidak tercantum judul mungkin isi yang terdapat dalam laporan
tidak akan menentu karena itulah penyusun memilih judul sebagai langkah pertama
dalam penyusunan laporan.
Adapun
alasan kami memilih judul “Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar” pada Kantor
Kecamatan Tenjo adalah karena tempat dimana kami melaksanakan PRAKERIN sangat
berhubungan dengan masalah menangani surat masuk dan surat Keluar”.
1.4 Sistematika Laporan
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
1.2
Tujuan Pembuatan Laporan
1.2.1 Tujuan Umum
1.2.2 Tujuan Khusus
1.3
Alasan Pemilihan Judul
1.4
Sistematika Laporan
BAB II URAIAN UMUM
2.1 Sejarah
Kantor Kecamatan Tenjo
2.2 Struktur
Instansi
2.3 TUPOKSI
2.4 Visi dan
Misi
2.5 Kedisiplinan
Kerja
BAB III URAIAN KHUSUS
3.1 Landasan Teori
3.1.1 Pengertian Surat Masuk dan
Surat Keluar
3.1.2 Proses Surat Masuk
3.1.3 Proses Surat Keluar
3.1.4 Sketsa Agenda Surat
3.2 Pengertian Surat Keluar
3.3 Pengurusan Surat Keluar Sistem Agenda
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran-saran
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BAB II
URAIAN UMUM
2.1 Sejarah Kantor Kecamatan Tenjo
Berdasarkan
Peraturan Pemerintah RI (PPRI No. 44/ 1992) tentang Pembentukan Wilayah
Kecamatan Tenjo, yang diresmikan oleh Menteri Dalam Negeri Yogie SM di
Indramayu pada tanggal 29 Oktober 1992.
Dan
sebelum Tenjo menjadi Kantor Kecamatan adalah satu Desa yang masuk ke dalam
wilayah Kecamatan Parung Panjang, kemudian tahun 1980 Kecamatan Parung Panjang
membagi wilayah kerja untuk melancarkan kegiatan pelayanan bidang pemerintahan,
pembangunan dan kemasyarakatan maka dibuatlah kantor perwakilan yang dinamakan
Kantor Perwakilan Kecamatan Tenjo yang lebih dikenal dengan Kemantren, dengan
pembangian wilayah desa terdiri dari 8 desa dari 19 Desa. Kemudian karena jarak
wilayah lebih dekat ke kantor perwakilan maka Desa Bojong Kecamatan Jasinga
dilimpahkan ke Perwakilan Kecamatan Tenjo dan Kepala Kantor Perwakilan Tenjo
dan Kepala Kantor Perwakilan Tenjo ditunjuk dari pegawai Kecamatan.
Pada
tanggal 29 Oktober 1992 Kantor Perwakilan Kecamatan Tenjo menjadi Kecamatan
Tenjo yang diresmikan oleh Gubernur Jawa Barat. Dengan menjadi Kecamatan yang
Definitif, maka segala kegiatan secara otomatis berdiri sendiri dalam arti
tidak lagi menginduk ke Kecamatan Parung Panjang.
Adapun
Camat Kecamatan Tenjo dari periode ke periode adalah sebagai berikut:
1.
Drs. H. Hamzah Januari
2.
Dodi Ahmad Hidayat, BA
3.
Drs. Deni Andriana
4.
H. Alamsyah Daulay, MM
5.
Drs. Edi Mulyadi
6.
H. Oleh, SH, MSi
7.
H. Azzhahir, SH. MM
8.
Drs. Agus Manjar, MSi
9.
Wahyu Hadi Setiono, SH. MM
10. Drs.
Chaerudin Felani, MM
Kantor
Kecamatan Tenjo masuk ke kategori paling minimal dalam arti lain jumlah para
pegawainya kurang dari 30 orang atau didasarkan potensi wilayah dimana
Kecamatan Tenjo ini merupakan Kecamatan yang sedang berkembang.
Letak Wilayah Kecamatan Tenjo
Letak
dari pada Kecamatan Tenjo yang terletak di Desa Singabraja perkebunan karet
dengan luas bangunan kira-kira 20 x 30 m. Sedangkan Kantor Kecamatan Tenjo
mempunyai beberapa ruang diantaranya:
1.
Ruang Sekretariat Kecamatan
2.
Ruang Kasi
3.
Ruang Komputer
4.
Ruang Operator
5.
Ruang Aula
6.
Ruang Kamar Mandi
7.
Ruang PKK
Kecamatan
Tenjo mempunyai luas wilayah 6.484.763.m2. secara geografis Kecamatan Tenjo
berbatasan dengan:
·
Sebelah Utara dengan Kabupaten Tangerang
Provinsi Banten
·
Sebelah Timur dengan Kecamatan Parung Panjang
Kabupaten Bogor
·
Sebelah Selatan dengan Kecamatan Jasinga
Kabupaten Bogor
·
Sebelah Barat dengan Provinsi Banten.
Jumlah Penduduk Kecamatan Tenjo:
·
Laki-laki : jiwa
·
Perempuan : jiwa
Daftar
Personalia
No
|
Nama
|
Jabatan
|
1
|
Drs. Chaerudin
Felani, MM
|
Camat
|
2
|
Drs. Mochammad
Heriyadi
|
Sekretaris
Camat
|
3
|
Amal. A.
Hambali, S.Pd.MM
|
Kasi Ekbag
|
4
|
Ahmad Satibi,
S.Sos
|
Kasi Trantib
|
5
|
Dedi Suharto,
SE
|
Kasi Kesra
|
6
|
Acep Sutisna,
SE.I
|
Kasi
Pemerintahan
|
7
|
M. Tarmidi
|
Subag Program
|
8
|
D. Maman
Sumantri
|
Subag Umpeg
|
9
|
Ahmad Jajuli,
SE
|
Subag Keuangan
|
10
|
Yaya Mulyanan,
A.Md
|
Pelaksana
Trantib
|
11
|
Mad Soleh,
S.Sos
|
Pelaksana
Ekbang
|
12
|
Wawan
Setiawan, SE
|
Pelaksana
Kesra
|
13
|
Maman
|
Bendahara
|
14
|
Madani
|
Pelaksana
Trantib
|
15
|
Ade Rohiyat,
SE
|
Pelaksana
Pemerintahan
|
16
|
Ahmad Sugirani
|
Pelaksana Pemerintahan
|
17
|
Teguh Nugraha
|
Pelaksana Pemerintahan
|
18
|
Samsudin
|
Sekdes
|
19
|
Ilyas Efendi
|
Sekdes
|
20
|
Supiyan
|
Sekdes
|
21
|
Ahmad Habibi
|
Sekdes
|
22
|
Rusnandar
|
Sekdes
|
23
|
Mamad Afandi
|
Pelaksana
Sekret
|
24
|
Nurjaman
|
Pelaksana
Trantib
|
2.2
Struktur Instansi
STRUKTUR PEMERINTAHAN
KECAMATAN TENJO
|
|||||
 |
|||||
|
|||||
2.3
TUPOKSI
Pegawai
adalah suatu badan yang mempunyai tujuan masing-masing. Dan bertanggung jawab
sepenuhnya sesuai dengan yang diberikan oleh Pimpinan/ Camat dalam rangka
mencapai hasil yang diharapkan. Berdasarkan penerangan dari Kantor Kecamatan
Tenjo Kabupaten Bogor yang memberikan pengetahuan kepada Pegawai Kecamatan
Tenjo terdiri dari:
1)
Pegawai Negeri Sipil berjumlah : 23 orang
2)
Pegawai Tenaga Kantor berjumlah : -
3)
Pegawai Sukwan berjumlah : 4 orang
Tugas-tugas Pokok Pegawai Kecamatan Tenjo adalah:
2.3.1 Tugas Camat
Camat
mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyelenggarakan pemerintah, dan
kemasyarakatan serta melaksanakan sebagian wewenang Bupati berdasarkan
pemilihan wewenang.
2.3.2 Tugas Sekretaris Camat
-
Membantu dan bertanggung jawab kepada Camat dalam
melaksanakan pengkoordinasian penyusunan program dan pengolahan ketatausahaan
kecamatan.
-
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) sekretariat mempunyai fungsi:
a.
Pengkoordinasian penyusunan program;
b.
Pengumpulan, pengolahan dan analisa data kecamatan;
c.
Pengolahan administrasi umum dan kepegawaian;
d.
Pengolahan administrasi keuangan;
e.
Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan
kinerja kecamatan;
2.3.3 Tugas Seksi Pemerintahan
-
Membantu dan bertanggung jawab pada Camat dalam
meyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan
pemerintahan.
-
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), seksi pemerintahan mempunyai fungsi:
a.
Penyelenggaraan Pembinaan Desa dan Kelurahan;
b.
Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan;
c.
Pelaksanaan tugas di bidang pertahanan;
d.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh camat sesuai
dengan bidang tugasnya;
2.3.4 Tugas Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
-
Membantu dan bertanggung jawab kepada Camat
dalam menyiapkan bahan perumusan kebijaksanaan, evaluasi dan pelaporan urusan
ketentraman dan ketertiban umum.
-
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), seksi Ketentraman Umum mempunyai tugas:
a.
Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum;
b.
Penyelenggaraan pembinaan Polisi Pamong Praja
Kecamatan;
c.
Pembinaan kesatuan bangsa dan perlindungan masyarakat;
d.
Penyelenggaraan pembinaan ideologi negara, dan kesatuan
bangsa;
e.
Penegakan peraturan daerah;
f.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai
dengan bidang dan tugasnya;
-
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana
dimaksud dalam ayat (1) dan (2), Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dipimpin
oleh Kepala Seksi.
2.3.5 Tugas Seksi Kesejahteraan Rakyat
-
Membantu dan bertanggung jawab kepada Camat
dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan
urusan kesejahteraan.
-
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), Seksi Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas:
a.
Pembinaan dan pengendalian bantuan sosial;
b.
Pembinaan pemberdayaan perempuan;
c.
Pembinaan organisasi sosial kemasyarakatan;
d.
Pembinaan Keluarga Berencana (KB);
e.
Pencegahan dan penanggulangan bencana alam dan
pengungsi;
f.
Pembinaan masalah sosial;
g.
Pembinaan kesejahteraan masyarakat;
h.
Pembinaan kerukunan umat beragama;
i.
Pembinaan dan pengawasan kegiatan program pendidikan
ilmu pengetahuan dan teknologi, generasi muda, keolahragaan, kepramukaan, seni
dan budaya;
j.
Pengkoordinasian dan pengawasan wajib belajar
pendidikan dasar dan pendidikan luar sekolah; dan.
k.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai
bidang tugasnya;
-
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagian
dimaksud pada ayat (1) dan (2), Seksi Kesejahteraan Rakyat dipimpin oleh Kepala
Seksi.
2.3.6 Tugas Seksi Perekonomian dan Pembangunan (Ekbang)
-
Membantu dan bertanggung jawab pada Camat dalam
menyiapkan bahan perumusan dan kebijakan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan
dan urusan perekonomian dan pembangunan.
-
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), seksi perekonomian dan pembangunan mempunyai fungsi:
a.
Pembinaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian
perekonomian dan pembangunan;
b.
Pembinaan, perekonomian Desa dan Kelurahan;
c.
Pembinaan, pengembangan dan pengendalian dibidang
pertanian, peternakan, perikanan, perkebunan dan kehutanan;
d.
Pembinaan tenaga kerja dan transmigrasi;
e.
Pembinaan dan pengembangan industri, koperasi dan Usaha
Kecil Mengengah (UKM);
f.
Pembinaan dan pengembangan kepariwisataan;
g.
Pembinaan pengawasan pertamabangan;
h.
Pembinaan dan pengawasan perdagangan;
i.
Pelaksanaan investarisasi potensi penanaman modal
daerah;
j.
Pengawasan, penyaluran, pengendalian kredit dalam
rangka menunjang keberhasilan program produksi pertanian dan industri kecil;
k.
Pembinaan, pengawasan dan pengendalian sumber daya
alam;
l.
Fasilitas dan koordinasi penyelenggaraan dan
pembangunan;
m.
Pengkoordinasian, pembinaan dan pengawasan serta
pelaporan dan langkah-langkah penanggulangan terjadinya pencemaran dan
perusakan lingkungan;
n.
Pengkoordinasian pelaksanaan pembangunan swadaya
masyarakat;
o.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai
dengan bidang tugasnya;
-
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dan (2) Seksi Perekonomian dan Pembangunan dipimpin oleh
Kepala Seksi.
2.4
Visi dan Misi
Mengingat
garapan tugas dan fungsi yang harus dikerjakan SKPD-Kecamatan meliputi
penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kehidupan
kemasuyarakatan, yang secara subtansial mencakup berbagai bidang/ sektor. Maka
berdasarkan pertimbangan hasil analisis serta proporsionalitas dan kapasitas
yang dimiliki, maka dalam penyusunan Rencana Strategis Kecamatan Tenjo ini
dapat dirumuskan visi, misi, tujuan dan sasaran serta action plan dalam bentuk
program dan kegiatan.
a.
Visi
Visi
yang ingin dicapai dalam rangka pembangunan Kecamatan Tenjo adalah:
“Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan prima kepada masyarakat yang didukung oleh sumber daya Aparatur yang
profesional”.
b.
Misi
-
Memberikan pelayanan prima kepada masyarakat
Kecamatan Tenjo.
-
Meningkatkan Aparatur yang profesional dengan
mengedepankan etos kerja dan fungsi koordinasi yang terarah dan terpadu.
-
Memberdayakan perekonomian masyarakat.
-
Mewujudkan ketentraman dan ketertiban serta perlindungan
masyarakat.
-
Meningkatkan nilai keimanan dan ketakwaan.
2.5
Kedisiplinan Kerja
Disiplin
dapat dibagi menurut tingkat dan jenis masing-masing sesuai dengan sifat-sifat
berat dan ringannya pelaporan yang dimaksud menurut tingkat hukum disiplin terdiri
dari:
1)
Tingkat hukum disiplin ringan yang meliputi lisan
teguran tertulis dan pernyataan tidak puas secara tertulis.
2)
Jenis hukuman disiplin sedang adalah penundaan kenaikan
gaji dan penundaan kenaikan pangkat selama 1 tahun.
3)
Jika hukuman disiplin berat adalah penurunan pangkat
diberhentikan tidak atas permintaan sendiri dan pemberhentian dengan tidak
hormat .
Peraturan disiplin kerja pada Kantor Kecamatan Tenjo:
1.
Jam kerja masuk pukul 07.30. dan keluar pukul 16.00 dan
setiap pagi diadakan apel selama 30 menit setiap hari senin - jum’at.
2.
Hari senin – Rabu menggunakan seragam PDH.
3.
Hari kamis – jum’at menggunakan seragam batik.
4.
Setiap tanggal 7 tiap-tiap bulannya diadakan apel
kesadaran Nasional yang diikuti oleh seluruh Dinas Instansi di dalam yang diadakan
di wilayah Kecamatan Tenjo dalam Desa dengan menggunakan seragam KORPRI juga
digunakan pada peringatan hari-hari besar.
5.
Disambung melaksanakan tugas rutin setiap hari karyawan
diwajibkan melaksanakan piket, dimana setiap hari atau malam yang terdiri dariempat
orang. Setiap satu bulan sekali diadakan keriving (pertemuan khusus para staf),
adapun pertemuan para Dinas Instansi dan para Kepala Desa diadakan satu minggu
sekali di Kecamatan yang disebut rapat Minggon.
Pemeliharaan Tempat Kerja dan Lingkungan Hidup
Dalam
pemeliharaan tempat kerja dan lingkungan hidup pada Kantor Kecamatan Tenjo ini
sangat baik karena tidak hanya pesuruh atau pembantu yang bertanggung jawab
terhadap lingkungan, tetapi semua pegawaipun ikut serta dalam pemeliharaan
kebersihan.
Adapun
pemeliharaan lingkungan hidup di kantor Kecamatan Tenjo yang terdapat di dalam
program 5K yaitu:
1.
Keamanan
2.
Keindahan
3.
Kebersihan
4.
Kesehatan
5.
Kekeluargaan
Mengenai 5
K akan diuraikan salah satu kesatuan yaitu:
1.
Keamanan yaitu untuk menjaga pada Kantor Kecamatan
Tenjo.
2.
Keindahan yaitu dalam hal ini keindahan sangat erat
hubungannya dengan keadaan yang sedemikian rupa dapat menimbulkan rasa senang
dan indah untuk kesenangan serta ketenangan untuk para pegawai.
3.
Kebersihan yaitu kebersihan sangat penting sekali bagi
setiap ruang Kantor Kecamatan Tenjo ini misalnya lantai setiap paginya
dibersihkan dahulu sebelum jam kerja dan disediakan pula tempat sampai di
setiap ruangan.
4.
Kesehatan yaitu kesehatan sangat penting sekali oleh
karena itu jika pegawai ada yang sakit maka secepatnya ditangani oleh petugas
kesehatan yang ada di sekitarnya.
5.
Kekeluargaan yaitu pegawai atau petugas Kecamatan Tenjo
selalu mengusahakan segala sesuatu yaitu menggunakan system kekeluargaan agar
tercipta suasana tentram, aman dan sentosa dalam mewujudkan persaudaraan di
kantor.
BAB III
URAIAN KHUSUS
3.1
Landasan Teori
Dalam
BAB ini penulis ingin menguraikan bagaimana perbadingan antara praktek dan
teori yang didapatkan di sekolah dan praktek kerja instansi yang telah dilakukan
di Kantor Kecamatan Tenjo Kabupaten Bogor tetapi ternyata antara teori dan
praktek sangat berbeda dimulai dari masalah keluar masuk surat.
3.1.1 Pengertian Surat
A.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh
suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu
organisasi.
B.
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau
dikirim oleh suatu instansi atau kantor kepada pihak lain.
|
 |
3.1.3 Proses Surat
Keluar
 |
3.1.4 Sketsa Agenda Surat
A. Agenda Surat
Masuk
No
Urut
|
Tgl
Terima
|
Tgl
Surat
|
No
Surat
|
Perihal
|
Ditujukan
kepada
|
Ket
|
B. Agenda Surat
Keluar
No
Urut
|
Tgl
Terima
|
Tgl
Surat
|
No
Surat
|
Perihal
|
Ditujukan
kepada
|
Ket
|
3.2
Pengertian Surat Keluar
Seperti
telah dikatakan sebelumnya bahwa surat keluar
adalah surat
yang dibuat / dikirim oleh suatu instansi/ kantor kepada pihak lain. baik
perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga. Surat yang baik dapat memberikan citra yang
baik pula bagi pembuatnya. oleh karena itu, dalam membuat suatu surat tidak boleh dianggap
sebelah mata atau semaunya saja. surat harus
dibuat dengan aturan-aturan tertentu, baik dari segi fisik surat, maupun isinya. Apabila jika merupakan surat dinas, surat
yang berkaitan dengan pekerjaan, tentu lebih banyak lagi yang harus
diperhatikan. karena surat
dinas dapat menjadi bukti yang otentik terhadap suatu hal. misalnya, surat keputusan
pengangkatan pegawai dapat menjadi bukti seseorang dalam bekerja.
Sebagai
dasar bahwa seseorang telah resmi diangkat menjadi seorang pegawai, sehingga
orang lain untuk mengingkarinya. Bahkan surat
juga dapat juga menjadi alat bukti hukum dalam pegiatan dipersidangan.
Agar tidak
terjadi hal-hal yang buruk, tentu ada yang harus bertanggung jawab terhadap
keabsahan surat
yang telah dibuat. harus ada cara prosedur tertentu yang dibuat secara khusus,
tentang apa, mengapa, siapa dan bagaimana surat
itu seharusnya dibuat sehingga pertanggungjawaban surat yang telah dibuat juga menjadi jelas
dan mencegah kesalahan komunikasi.
Surat keluar dapat
disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut:
1.
Surat keluar merupakan
jawaban dari adanya surat
masuk yang diterima.
2.
Surat keluar merupakan
kebutuhan, misalnya surat pemberitahuan rapat,
maka dibuat surat
undangan rapat.
3.
Surat keluar memberikan
informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.
Surat yang diterima oleh
suatu kantor dari pihak lain harus mendapat penanganan yang baik. begitu pula surat yang dibuat oleh
dari pihak lain juga harus mendapat penanganan yang baik. hal ini sangat
penting, agar surat
yang dibuat dapat jelas dipergunakan dalam kegiatan berkomunikasi. selain itu,
informasi yang terkandung di dalamnya dapat terselamatkan.
3.3
Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut draft surat. Pengetikan belum menggunakan komputer
(masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas
kertas bergaris/ kertas buram/ lembar konsep surat. Hal ini jika langsung di ketik terjadi
banyak kesalahan.
Walaupun
hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan baik, disusun
secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat,
dengan bagian-bagian surat
dibuat konsep, termasuk bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi banyak
perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
a.
Sentralisasi: dipusatkan pada unit tertentu yang
menangani kegiatan administrasi peruratan;
b.
Desentralisasi: dibuat oleh masing-masing unit bagian
tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1)
Atasan atau pimpinan
§
Konsep dibuat dan diketik sendiri secara
lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia.
§
Konsep dibuat sendiri kemudian diserahkan kepada
juru tik.
§
Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan
secara lengkap oleh sekretaris.
§
Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris
atau pembantunya.
2)
Orang yang ditunjuk (konseptor)
§
Pimpinan dapat menunjukan langsung orang yang
dipercaya untuk membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan
konsep surat.
sebaiknya konsep ditulis dilembar konsep surat.
selain agar lebih rapih juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada
informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Dengan
diadakannya praktek kerja industri (Prakerin) ini bagi siswa banyak sekali
manfaatnya karena dapat menambah ilmu pengetahuan dan mengetahui secara langsung
bekerja di kantor.
4.2
Saran-saran
- Saran untuk sekolah
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Insdustri (Prakerin) hendaknya siswa/
siswi diberi waktu yang lebih banyak lagi dalam menyusun laporan ini.
- Saran untuk kantor
Ø
Hendaknya disiplin kerja dan disiplin pegawai
lebih ditingkatkan lagi.
Ø
Sistem administrasi perkantoran hendaknya lebih
ditingkatkan lagi baik dari segi kerja maupun dari segi peralatannya.
Ø
Hubungan antara atasan dengan bawahan atasan
dengan pegawai.
Ø
Agar pihak kantor dapat menerima kembali
adik-adik kelas kami untuk melaksanakan kerja praktek kerja industri (Prakerin)
yang akan datang.
LAPORAN KEGIATAN
PRAKTEK KERJA INSTANSI (PRAKERIN)
“MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”
DI KANTOR KECAMATAN TENJO
Laporan
ini Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Mengikuti
Ujian
Kompetensi Dan Ujian Nasional
 |
Disusun
oleh:
1.
SAEPUL AZHAR
2.
ANTON GUNAWAN
3.
ABDUL MUUSI
4.
ADI TRISMAWAN
5.
IRPAN HIDAYAT
6.
YUPLI. H
Kelompok
Bisnis Manajemen
Kompetensi
Keahlian Administrasi Perkantoran
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM TERPADU
AL-MUAWANAH
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BISNIS DAN
MANAJEMEN
SMK GIRI TARUNA
|
|
LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH
Laporan
ini telah diperiksa dan disetujui
Pada
Tanggal …………………………Bulan……………………Tahun …………
Oleh:
Kepala Kompetensi
Keahlian Guru Pembimbing
IRWAN
YUNIDAR, SE DENNY PRASETYA, S.Pd
Mengetahui,
Kepala
SMK Giri Taruna
IWAN DARMA KURNIAWAN, S.Pd
|
LEMBAR PENGESAHAN DARI INDUSTRI
KANTOR KECAMATAN TENJO
Laporan
ini telah diperiksa dan disetujui
Pada
Tanggal …………………………Bulan……………………Tahun …………
Oleh:
Pembimbing
Kantor / Instansi
AHMAD SATIBI
Mengetahui,
Camat
Tenjo
Drs. CHAERUDIN FELANI, MM
|
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur
ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan taufik dan hidayah-Nya sehingga
penyusun dapat menyelesaikan laporan yang diberi judul “MENANGANI SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR” pada Kantor Kecamatan Tenjo Kabupaten Bogor.
Adapun tujuan pembuatan laporan
adalah syarat untuk mengikuti Ujian Kompetensi dan Ujian Nasional SMK Giri
Taruna. Kami menyadari bahwa pembuatan laporan Praktek Kerja Industri ini tidak
akan selesai tanpa adanya dukungan atau bantuan serta bimbingan dari berbagai
pihak yang terkait. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih kepada:
1.
Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan hidayah-Nya
yang tak terhingga sehingga dalam terselesaikannya penyusunan laporan ini.
2.
Kepada kedua orang tua kami yang telah yang telah
memberikan dorongan pada pelaksanaan penyusunan laporan ini, baik secara moril
maupun materil.
3.
Bapak. Drs. H. Muhamad Lukman, MM. MSi, selaku Ketua
Yayasan Pendidikan Islam Terpadi (YPTI) Al-Muawanah.
4.
Bapak Irwan Dharma Kurniawan, S.Pd, selaku Kepala SMK
Giri Taruna.
5.
Bapak Irwan Yunindar, SE, selaku Kepala Kompetensi
Keahlian SMK Giri Taruna.
6.
Bapak Deni Prasetya, S.Pd, selaku Guru Pembimbing
7.
Bapak Drs. Chaerudin Felani, MM, selaku Kepala Wilayah
Kecamatan Tenjo.
8.
Bpk. Drs. Mochammad Heri Heriadi, selaku Sekretaris Camat Wilayah
Kecamatan Tenjo.
9.
Para Kasi dan Staf yang terkait di Kecamatan Tenjo.
10. Dewan
Guru beserta Staf SMK Giri Taruna.
11. Teman-teman
seperjuangan yang telah banyak membantu kepada kami.
12. Dan
kepada seseorang yang kami anggap spesial dan memberikan motivasi kepada kami.
|
Adapun mengenai penyusunan laporan
ini kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan yang telah kami susun ini masih
terdapat banyak kekurangan, bahwa masih jauh dari yang diharapkan oleh semua
pihak. Mengingat kami masih dapal tahap belajar dan terbatasnya kemampuan
dasar. Oleh karena itu kami mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif demi
evaluasi bagi kami dimasa yang akan datang.
Kami sangat berharap keada Allah SWT
agar senantiasa memberikan jalan serta kemudahan kepada kita semua khususnya
pada pembaca semoga kita dapat mengambil hikmah dari laporan ini.
Bogor, Nopember 2014
Penyusun
|
DAFTAR ISI
LEMBAR
PENGESAHAN DARI SEKOLAH -------------------------------------- i
LEMBAR
PENGESAHAN DARI INSTANSI -------------------------------------- ii
KATA
PENGANTAR -------------------------------------------------------------- iii
DAFTAR
ISI ------------------------------------------------------------------------ v
BAB
I PENDAHULUAN ----------------------------------------------------------- 1
1.1 Latar
Belakang -------------------------------------------------------------- 1
1.2 Tujuan
Pembuatan Laporan -------------------------------------------------- 1
1.2.1 Tujuan Umum --------------------------------------------------------- 1
1.2.2 Tujuan Khusus --------------------------------------------------------- 2
1.3 Alasan
Pemilihan Judul ------------------------------------------------------- 2
1.4 Sistematika
Laporan --------------------------------------------------------- 2
BAB
II URAIAN UMUM ---------------------------------------------------------- 4
2.1 Sejarah Kantor Kecamatan Tenjo ------------------------------------------- 4
2.2 Struktur Instansi ------------------------------------------------------------- 7
2.3 TUPOKSI ------------------------------------------------------------------ 8
2.4 Visi dan Misi --------------------------------------------------------------- 11
2.5 Kedisiplinan Kerja --------------------------------------------------------- 12
BAB
III URAIAN KHUSUS ------------------------------------------------------ 14
3.1 Landasan Teori ------------------------------------------------------------- 14
3.1.1 Pengertian
Surat Masuk dan Surat Keluar----------------------------- 14
3.1.2 Proses Surat Masuk -------------------------------------------------- 14
3.1.3 Proses Surat Keluar -------------------------------------------------- 15
3.1.4 Sketsa
Agenda Surat ------------------------------------------------- 15
3.2 Pengertian Surat Keluar ---------------------------------------------------- 16
3.3 Pengurusan Surat Keluar Sistem
Agenda ----------------------------------- 17
BAB
IV PENUTUP --------------------------------------------------------------- 19
4.1 Kesimpulan ---------------------------------------------------------------- 19
4.2 Saran-saran ---------------------------------------------------------------- 19
LAMPIRAN-LAMPIRAN
|
 |
|||
 |
|||
Tidak ada komentar:
Posting Komentar